Căn cước và định danh điện tử VNeID khi bạn sống ở nước ngoài

Trong vài năm gần đây, hệ thống hành chính Việt Nam chuyển mạnh sang trực tuyến. Nhiều thủ tục trước đây nộp giấy nay nộp qua cổng dịch vụ công, và cửa vào của cổng đó là tài khoản định danh điện tử.

Với người sống ở Việt Nam, việc này tiện hơn hẳn. Với người ở nước ngoài, nó tạo ra một nghịch lý: thứ đáng lẽ giúp bạn làm thủ tục từ xa lại đòi bạn phải có mặt để đăng ký.

Bài này nói về cách xoay xở với nghịch lý đó.

Ba thứ khác nhau, đừng nhầm

Bạn có thể có thẻ căn cước mà chưa có tài khoản định danh điện tử, và ngược lại thì không — tài khoản định danh dựa trên dữ liệu nhân thân đã có trong hệ thống.

Mức độ tài khoản quyết định bạn làm được gì

Tài khoản định danh điện tử có các mức độ khác nhau, và đây là điểm mấu chốt với người ở nước ngoài.

Mức thấp hơn thường đăng ký được từ xa bằng thông tin cá nhân, nhưng chỉ dùng được cho một số chức năng cơ bản.

Mức cao hơn cho phép thực hiện phần lớn thủ tục hành chính trực tuyến — và đây là mức mà hầu hết dịch vụ công có giá trị pháp lý yêu cầu. Vấn đề: mức này thường đòi xác thực trực tiếp, gồm cả sinh trắc học, tại cơ quan công an.

Nói cách khác: mức tài khoản bạn thật sự cần lại là mức khó làm từ xa nhất.

Nếu bạn chưa xác định được quốc tịch Việt Nam

Đây là nhóm ít được nhắc tới nhưng khá đông trong cộng đồng người Việt ở nước ngoài: người có nguồn gốc Việt Nam nhưng giấy tờ đã thất lạc và tình trạng quốc tịch chưa xác định được.

Luật Căn cước số 26/2023/QH15 (thông qua 27/11/2023, hiệu lực 1/7/2024) tạo ra một loại giấy tờ riêng cho nhóm này: giấy chứng nhận căn cước. Đây là giấy tờ tùy thân chứa thông tin căn cước của người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam.

Điều kiện: đã sinh sống liên tục từ 6 tháng trở lên tại đơn vị hành chính cấp xã, hoặc cấp huyện nơi không tổ chức đơn vị hành chính cấp xã.

Nếu bạn thuộc nhóm này và có kế hoạch về Việt Nam sống, đây là cửa vào hệ thống giấy tờ mà trước đây không có. Hãy hỏi công an địa phương nơi bạn dự định cư trú về thủ tục cụ thể, và xem thêm hướng dẫn về quốc tịch — từ 1/7/2025 việc xin trở lại quốc tịch cũng đã dễ hơn nhiều.

Chiến lược: gộp vào chuyến về nước

Cách thực tế nhất hiện nay là coi đây là một việc phải làm khi về Việt Nam, và chuẩn bị trước để làm gọn trong một chuyến.

Trước khi bay:

• Kiểm tra xem thông tin cư trú của bạn trong hệ thống còn đúng không. Nếu bạn đã xuất cảnh lâu, đăng ký thường trú có thể đã bị xóa hoặc thay đổi. Nhờ người nhà hỏi công an cấp xã nơi bạn từng đăng ký.
• Chuẩn bị hộ chiếu, giấy tờ hộ tịch, giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
• Hỏi trước danh mục hồ sơ và xem có cần đặt lịch hẹn không.

Khi về:

• Làm thẻ căn cước trước nếu chưa có hoặc đã hết hạn.
• Làm tài khoản định danh điện tử mức cao ngay sau đó — thường thực hiện cùng nơi.
• Kích hoạt và đăng nhập thử ứng dụng ngay tại chỗ, khi vẫn còn ở gần cơ quan cấp. Đây là bước nhiều người bỏ qua rồi về nước ngoài mới phát hiện không đăng nhập được.

Trước khi bay ra:

• Kiểm tra bạn nhận được mã xác thực trên số điện thoại và email mà bạn vẫn dùng được khi ở nước ngoài. Nếu tài khoản gắn với số điện thoại Việt Nam mà bạn sẽ không dùng nữa, hãy xử lý ngay — đây là lỗi khiến rất nhiều người mất quyền truy cập.
• Thử thực hiện một thủ tục đơn giản để xác nhận tài khoản hoạt động.

Nếu bạn không thể về nước

Không phải ai cũng về được. Vài hướng thay thế:

Dùng người được ủy quyền. Nhiều thủ tục hành chính vẫn chấp nhận nộp hồ sơ giấy thông qua người được ủy quyền, không bắt buộc phải qua cổng trực tuyến. Xem hướng dẫn ủy quyền từ nước ngoài. Đây là đường vòng nhưng vẫn hoạt động cho phần lớn việc.

Làm qua cơ quan đại diện Việt Nam. Nhiều thủ tục lãnh sự — hộ tịch, hộ chiếu, chứng thực — thực hiện trực tiếp tại cơ quan đại diện mà không cần tài khoản định danh điện tử. Với các việc này, bạn không cần VNeID.

Hỏi về khả năng đăng ký từ xa. Vì đây là lĩnh vực đang mở rộng, hãy hỏi cơ quan đại diện của bạn xem hiện có cơ chế nào hỗ trợ người ở nước ngoài hay không.

Vì sao nên xử lý sớm

Danh sách thủ tục yêu cầu định danh điện tử đang dài ra chứ không ngắn lại. Những việc bạn có thể cần trong tương lai:

• Tra cứu và làm thủ tục về bảo hiểm xã hội
• Nộp hồ sơ xin phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến
• Tra cứu thông tin đất đai và thực hiện một số thủ tục liên quan
• Các thủ tục thuế
• Xác thực trong giao dịch ngân hàng

Nếu bạn còn tài sản, còn quan hệ hành chính hoặc còn ý định quay về Việt Nam, đây là khoản đầu tư thời gian có giá trị dài hạn.

Câu hỏi thường gặp

Tôi đã có chứng minh nhân dân cũ, có cần đổi sang căn cước không?

Các loại giấy tờ tùy thân cũ có lộ trình chuyển đổi và thời hạn sử dụng theo quy định. Nếu bạn còn thực hiện thủ tục ở Việt Nam, việc có thẻ căn cước hiện hành sẽ thuận lợi hơn nhiều, và nó cũng là cơ sở cho tài khoản định danh điện tử. Hãy hỏi công an nơi bạn đăng ký cư trú về tình trạng giấy tờ của mình.

Tôi đã xóa đăng ký thường trú do xuất cảnh, còn làm căn cước được không?

Hãy hỏi trực tiếp, vì trường hợp này có hướng xử lý riêng và quy định về cư trú đã thay đổi qua các lần sửa luật. Điều quan trọng là làm rõ tình trạng của bạn trong dữ liệu dân cư trước khi lên kế hoạch cho chuyến về nước, để không mất công.

Tôi mang hai quốc tịch, có làm được căn cước và VNeID không?

Nếu bạn còn quốc tịch Việt Nam thì bạn là công dân Việt Nam và về nguyên tắc thuộc diện được cấp. Vấn đề thường nằm ở chỗ chứng minh tình trạng quốc tịch và tình trạng cư trú của bạn trong hệ thống. Hãy làm rõ tình trạng quốc tịch trước.

Không có VNeID thì tôi có bị chặn khỏi mọi thủ tục không?

Không. Các kênh truyền thống vẫn hoạt động: nộp hồ sơ giấy trực tiếp hoặc qua người được ủy quyền, và làm thủ tục lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Định danh điện tử làm mọi thứ nhanh hơn chứ không phải là con đường duy nhất.

Nguồn tham khảo

Các đầu mối chính thức nên kiểm tra trước khi bạn nộp hồ sơ. Quy định và biểu phí thay đổi theo thời gian — hãy lấy con số hiện hành từ chính các nguồn này.

• Luật Căn cước số 26/2023/QH15, thông qua 27/11/2023, hiệu lực 1/7/2024 — toàn văn — thuvienphapluat.vn/van-ban/Quyen-dan-su/Luat-Can-cuoc-26-2023-QH15-552422.aspx
• Công an tỉnh Hà Nam — 10 điểm mới của Luật Căn cước — congan.hanam.gov.vn/index.php/vi/news/thong-bao/10-diem-moi-cua-luat-can-cuoc-so-26-2023-qh15-co-hieu-luc-tu-01-07-2024-1865.html
• Cổng Dịch vụ công quốc gia — dichvucong.gov.vn
• Công an cấp xã hoặc cấp tỉnh nơi bạn đăng ký cư trú tại Việt Nam

Cách chúng tôi làm bài này

Bài viết được Ban biên tập Daily Vietnam biên soạn từ quy định công bố công khai của các cơ quan có thẩm quyền, sau đó rà soát lại trước khi đăng. Chúng tôi mô tả quy trình và những chỗ hồ sơ hay bị trả lại; với mức phí, biểu mẫu và thời hạn cụ thể, hãy đối chiếu nguồn chính thức ở trên vì các con số này thay đổi theo từng thời điểm và từng cơ quan đại diện.

Thấy thông tin chưa đúng hoặc đã lỗi thời? Viết cho chúng tôi tại contact@dailyvietnam.net — chúng tôi sẽ kiểm tra và ghi nhận ngày sửa ở đầu bài.