Ủy quyền từ nước ngoài về Việt Nam: cách viết giấy để người nhà làm được việc thật

Bạn ở nước ngoài, cần bán mảnh đất ở quê, nhận phần thừa kế, rút sổ tiết kiệm của cha mẹ để lại, hay đơn giản là xin một tờ trích lục khai sinh. Bay về chỉ để ký một chữ thì tốn kém vô lý. Giấy ủy quyền là công cụ đúng — nhưng nó chỉ có tác dụng khi được làm đúng hình thức và ghi đúng phạm vi.

Thực tế phổ biến: người ta ra công chứng viên ở nước sở tại, ký một tờ giấy ghi chung chung "ủy quyền cho ông A thay mặt tôi giải quyết mọi việc liên quan đến tài sản của tôi tại Việt Nam", gửi về nhà, rồi phát hiện không cơ quan nào chịu nhận.

Ba cách lập giấy ủy quyền từ nước ngoài

Nếu ở gần được cơ quan đại diện, hãy chọn cách thứ nhất. Nó bỏ qua toàn bộ chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự, tiết kiệm nhiều tuần và giấy làm ra gần như chắc chắn được chấp nhận.

Nội dung bắt buộc phải có

Giấy ủy quyền bị từ chối thường không phải vì thiếu dấu, mà vì nội dung không đủ cụ thể để cơ quan tiếp nhận dám làm theo.

Thông tin định danh đầy đủ hai bên

Họ tên đúng như trên giấy tờ tùy thân, ngày sinh, số hộ chiếu hoặc căn cước, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ. Với người ủy quyền đang ở nước ngoài, ghi cả địa chỉ cư trú ở nước ngoài.

Nếu tên bạn trên hộ chiếu Việt Nam cũ khác với tên trên hộ chiếu nước ngoài hiện tại, hãy ghi rõ cả hai và nói rõ đó là cùng một người, kèm giấy tờ chứng minh.

Mô tả tài sản hoặc công việc thật cụ thể

Đây là chỗ hỏng nhiều nhất. "Mọi việc liên quan đến tài sản của tôi" là không đủ.

Với nhà đất, phải ghi: số thửa, số tờ bản đồ, địa chỉ, số giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, ngày cấp, cơ quan cấp. Với tài khoản ngân hàng: tên ngân hàng, chi nhánh, số tài khoản hoặc số sổ. Với hồ sơ hành chính: tên chính xác của thủ tục và cơ quan giải quyết.

Liệt kê từng hành vi được phép làm

Đừng viết "toàn quyền quyết định". Hãy liệt kê:

• Được ký hợp đồng chuyển nhượng hay chỉ được nộp và nhận hồ sơ?
• Được nhận tiền hay tiền phải chuyển thẳng vào tài khoản của bạn?
• Được thỏa thuận về giá hay giá phải theo mức bạn ấn định?
• Được ủy quyền lại cho người khác hay không?

Cơ quan tiếp nhận sẽ làm đúng những gì được ghi, không suy diễn thêm. Thiếu một hành vi là người được ủy quyền tắc ở đúng bước đó.

Thời hạn ủy quyền

Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Đừng để trống với suy nghĩ "cho linh hoạt" — giấy không có thời hạn dễ bị nghi ngờ và nhiều nơi không nhận.

Có thù lao hay không

Ghi rõ ủy quyền có thù lao hay không có thù lao. Chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng đến tính chất pháp lý của quan hệ và một số nơi yêu cầu phải nêu.

Những việc không ủy quyền được

Không phải việc gì cũng ủy quyền được. Một số hành vi pháp luật Việt Nam yêu cầu đích thân thực hiện, ví dụ như đăng ký kết hôn, ly hôn, lập di chúc của chính mình, hoặc một số thủ tục liên quan đến nhân thân.

Ngoài ra có những việc mà về lý thì ủy quyền được nhưng trên thực tế rất khó trôi: ngân hàng thường có quy định nội bộ chặt hơn luật và có thể yêu cầu mẫu ủy quyền riêng của họ. Với tài khoản ngân hàng, hãy hỏi thẳng ngân hàng trước — nhiều nơi chỉ chấp nhận mẫu do chính họ phát hành.

Chọn người được ủy quyền

Phần này không thuộc về thủ tục nhưng lại quyết định kết quả nhiều hơn cả.

Người được ủy quyền có thể thực hiện những hành vi có hậu quả pháp lý thật với tài sản của bạn. Vài nguyên tắc thực tế:

• Chọn người có thời gian, không chỉ người thân nhất. Thủ tục ở Việt Nam thường phải đi lại nhiều lần trong giờ hành chính.
• Thu hẹp phạm vi thay vì mở rộng. Nếu chỉ cần nộp hồ sơ, đừng cho quyền ký chuyển nhượng. Cần thêm thì làm giấy mới.
• Với giao dịch có tiền, ghi rõ đường đi của tiền. Yêu cầu chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản mang tên bạn, thay vì để người được ủy quyền nhận rồi chuyển lại.
• Cân nhắc ủy quyền cho hai người cùng thực hiện với những tài sản giá trị lớn. Bất tiện hơn nhưng giảm rủi ro.
• Giữ bản sao và biết cách hủy. Ủy quyền có thể chấm dứt trước hạn, nhưng bạn cần làm đúng thủ tục thông báo — hãy hỏi công chứng viên về cách hủy ngay khi lập giấy.

Làm bao nhiêu bản

Hãy làm nhiều bản gốc hơn bạn nghĩ là cần. Mỗi cơ quan tiếp nhận thường giữ lại một bản, và bạn không muốn phải làm lại toàn bộ chuỗi thủ tục chỉ vì thiếu một tờ.

Với một giao dịch nhà đất trọn vẹn, người được ủy quyền có thể phải nộp bản gốc cho văn phòng công chứng, văn phòng đăng ký đất đai và cơ quan thuế. Bốn đến sáu bản là con số hợp lý. Chi phí thêm cho mỗi bản thường nhỏ so với chi phí làm lại.

Câu hỏi thường gặp

Tôi ký giấy ủy quyền trước công chứng viên nước sở tại có dùng được ở Việt Nam không?

Được, nhưng phải đi qua chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự rồi dịch và công chứng bản dịch tại Việt Nam. Nếu bạn có thể đến cơ quan đại diện Việt Nam thì làm ở đó gọn hơn nhiều vì bỏ được các bước trung gian.

Người được ủy quyền có cần ký vào giấy không?

Tùy hình thức. Với giấy ủy quyền một bên thì thường chỉ cần chữ ký của người ủy quyền. Với hợp đồng ủy quyền thì cần cả hai bên ký, và khi hai người ở hai nước thì việc này phức tạp hơn. Hãy hỏi nơi tiếp nhận xem họ yêu cầu hình thức nào, vì với giao dịch nhà đất nhiều nơi yêu cầu hợp đồng ủy quyền chứ không chấp nhận giấy ủy quyền đơn phương.

Giấy ủy quyền hết hạn giữa chừng thì sao?

Người được ủy quyền mất tư cách thực hiện tiếp và thủ tục dừng lại ở đó. Vì thủ tục nhà đất ở Việt Nam có thể kéo dài, hãy đặt thời hạn dài hơn dự kiến khá nhiều — thường một đến hai năm — thay vì đặt sát.

Tôi muốn hủy ủy quyền đã lập thì làm thế nào?

Bạn có quyền chấm dứt ủy quyền, nhưng phải thông báo đúng cách cho người được ủy quyền và cho các bên liên quan, đồng thời thường phải làm văn bản hủy tại nơi đã chứng thực. Nếu người được ủy quyền đã xác lập giao dịch với bên thứ ba ngay tình trước khi họ biết về việc hủy, giao dịch đó vẫn có thể có hiệu lực. Vì vậy hãy hành động nhanh và làm bằng văn bản.

Nguồn tham khảo

Các đầu mối chính thức nên kiểm tra trước khi bạn nộp hồ sơ. Quy định và biểu phí thay đổi theo thời gian — hãy lấy con số hiện hành từ chính các nguồn này.

• Bộ luật Dân sự Việt Nam hiện hành, phần về đại diện và ủy quyền
• Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn về chứng thực chữ ký, công chứng hợp đồng ủy quyền
• Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao — lanhsuvietnam.gov.vn, mục chứng thực tại cơ quan đại diện
• Văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã nơi sẽ tiếp nhận hồ sơ tại Việt Nam

Cách chúng tôi làm bài này

Bài viết được Ban biên tập Daily Vietnam biên soạn từ quy định công bố công khai của các cơ quan có thẩm quyền, sau đó rà soát lại trước khi đăng. Chúng tôi mô tả quy trình và những chỗ hồ sơ hay bị trả lại; với mức phí, biểu mẫu và thời hạn cụ thể, hãy đối chiếu nguồn chính thức ở trên vì các con số này thay đổi theo từng thời điểm và từng cơ quan đại diện.

Thấy thông tin chưa đúng hoặc đã lỗi thời? Viết cho chúng tôi tại contact@dailyvietnam.net — chúng tôi sẽ kiểm tra và ghi nhận ngày sửa ở đầu bài.