Giấy tờ & lãnh sự

Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự: Việt Nam áp dụng Công ước La Hay từ 11/9/2026

Từ 11/9/2026, giấy tờ công giữa Việt Nam và 128 nước thành viên chỉ cần một con dấu Apostille thay vì chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là mốc thời gian, phạm vi áp dụng, và những trường hợp vẫn phải làm theo cách cũ.

Biên soạn: Ban biên tập Daily Vietnam Cập nhật 10/08/2026 10 phút đọc

Đây là thay đổi lớn nhất về giấy tờ xuyên biên giới của Việt Nam trong nhiều năm, và nó rơi đúng vào lúc bạn đang đọc bài này.

Việt Nam đã nộp văn kiện gia nhập Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài — thường gọi là Công ước Apostille — vào ngày 31/12/2025. Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Với sự tham gia của Việt Nam, Công ước có 129 quốc gia thành viên.

Nghĩa là mốc 11/9/2026 chia chủ đề này làm hai thời kỳ, và bạn cần biết mình đang ở bên nào của mốc đó.

Trước và sau 11/9/2026

Đến hết 10/9/2026Từ 11/9/2026
Giấy tờ từ nước thành viên dùng tại Việt NamPhải hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt NamChỉ cần Apostille của nước cấp giấy
Giấy tờ Việt Nam dùng tại nước thành viênChứng nhận lãnh sự, rồi qua cơ quan đại diện nước đóChỉ cần Apostille do cơ quan Việt Nam cấp
Giấy tờ đi hoặc đến nước không phải thành viênHợp pháp hóa / chứng nhận lãnh sự như cũKhông đổi — vẫn như cũ
Số bước trung gianBa đến bốn chặngMột chặng

Đây chính là điểm mà bài viết trước đây của chúng tôi đã sai, và chúng tôi ghi nhận điều đó công khai: bản cũ khẳng định Việt Nam không phải thành viên Công ước và apostille không có giá trị tại Việt Nam. Khẳng định đó không còn đúng.

Cơ sở pháp lý trong nước

Hai văn bản điều chỉnh việc thực hiện, và bạn nên biết tên chúng khi làm việc với cơ quan tiếp nhận:

  • Quyết định 330/QĐ-TTg ngày 25/2/2026 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch thực hiện Công ước.
  • Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 hướng dẫn thi hành, có hiệu lực từ 11/9/2026 — đúng ngày Công ước có hiệu lực với Việt Nam.

Theo kế hoạch, Bộ Ngoại giao chủ trì việc cấp và quản lý Apostille, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cơ quan cụ thể có thẩm quyền cấp. Việc phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện theo lộ trình từ năm 2027 đến 2030.

Hệ quả thực tế cho bạn: trong giai đoạn đầu, đầu mối cấp Apostille sẽ tập trung ở cấp trung ương. Đến khi phân cấp xong, bạn có thể làm ở tỉnh. Hãy kiểm tra đầu mối hiện hành tại thời điểm bạn cần.

Giấy tờ nào được cấp Apostille

Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công của Việt Nam thuộc diện được cấp Apostille bao gồm các nhóm:

  • Bản án, quyết định và giấy tờ do cơ quan tiến hành tố tụng lập.
  • Giấy tờ hộ tịch và quốc tịch — khai sinh, kết hôn, chứng tử, các giấy xác nhận về quốc tịch.
  • Văn bằng, chứng chỉ giáo dục.
  • Giấy tờ y tế.
  • Văn bản công chứng.
  • Bản sao được chứng thực.

Điều kiện chung: giấy tờ phải do cơ quan có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng công vụ.

Những gì không được cấp Apostille

Đây là phần cần đọc kỹ, vì nó quyết định bạn có phải quay về đường cũ hay không:

  • Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập.
  • Giấy tờ liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
  • Giấy tờ giả mạo hoặc bị sửa chữa trái phép.
  • Giấy tờ thuộc diện cấm đưa ra nước ngoài theo pháp luật Việt Nam.

Hai loại trừ đầu tiên nằm trong chính Công ước và áp dụng ở mọi nước thành viên, không riêng Việt Nam. Nếu hồ sơ của bạn là hợp đồng thương mại, chứng từ xuất nhập khẩu hay giấy tờ hải quan, hãy giả định là vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự và hỏi lại cơ quan tiếp nhận.

Khi nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự

Apostille không xóa bỏ hợp pháp hóa lãnh sự. Nó chỉ thay thế trong phạm vi giữa các nước thành viên. Ba trường hợp vẫn đi đường cũ:

Một, nước còn lại không phải thành viên Công ước. Vẫn còn nhiều quốc gia ngoài Công ước. Nếu giấy tờ của bạn đi tới hoặc đến từ một nước như vậy, không có gì thay đổi.

Hai, giữa Việt Nam và nước đó Công ước không phát sinh hiệu lực do có phản đối. Theo Điều 12 của Công ước, khi một quốc gia thành viên phản đối việc gia nhập của nước mới, Công ước không có hiệu lực giữa hai nước đó. Bảng trạng thái của HCCH có ghi chú về phản đối đối với việc gia nhập của Việt Nam.

Ba, giấy tờ thuộc nhóm bị loại trừ đã nêu ở trên.

Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước đây có phải làm lại không

Không. Theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự trước đó vẫn giữ giá trị sử dụng tại Việt Nam. Bạn không phải làm lại từ đầu.

Nghị định cũng cho phép người có yêu cầu xin cấp Apostille cho những giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự mà không phải nộp lại bản gốc. Đây là điểm hữu ích nếu bạn cần chuyển giấy tờ cũ sang định dạng mới để dùng ở nước thành viên.

Nên làm ngay hay chờ tới 11/9?

Đây là câu hỏi thực tế nhất trong lúc này, và câu trả lời phụ thuộc vào hai yếu tố.

Chờ tới 11/9/2026 nếu: việc của bạn không gấp, nước còn lại là thành viên Công ước và không có phản đối, và giấy tờ của bạn thuộc nhóm được cấp Apostille. Bạn sẽ bỏ qua được hai đến ba chặng thủ tục, tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí.

Làm ngay theo cách cũ nếu: bạn cần nộp hồ sơ trước 11/9, nước còn lại không phải thành viên, hoặc giấy tờ thuộc nhóm loại trừ.

Chuỗi thủ tục cũ, cho các trường hợp vẫn phải dùng

Với giấy tờ đi hoặc đến từ nước ngoài Công ước, hoặc thuộc nhóm loại trừ, trình tự không đổi:

  1. Công chứng hoặc chứng thực tại địa phương — với bản sao và với văn bản do cá nhân lập như giấy ủy quyền, cam kết.
  2. Xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy — thường là Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan tương đương.
  3. Hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam phụ trách địa bàn nơi giấy tờ được cấp — lưu ý là nơi cấp giấy, không phải nơi bạn đang sống.
  4. Dịch thuật và công chứng bản dịch tại Việt Nam.

Ở chiều ngược lại, giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài đi qua chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ được ủy quyền, rồi qua cơ quan đại diện của nước đó.

Bốn lỗi vẫn còn nguyên giá trị

Những sai sót sau không liên quan tới Apostille và vẫn khiến hồ sơ bị trả về:

Nhầm thẩm quyền theo địa bàn. Thẩm quyền gắn với nơi cấp giấy tờ. Giấy do bang A cấp thì làm tại cơ quan phụ trách bang A, kể cả khi bạn đã chuyển sang bang B.

Hợp pháp hóa bản sao khi nơi tiếp nhận cần bản chính. Hỏi rõ trước, và cân nhắc làm nhiều bản.

Giấy đã quá thời hạn sử dụng thực tế. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và phiếu lý lịch tư pháp chỉ phản ánh thời điểm cấp và thường chỉ được chấp nhận trong một khoảng ngắn. Hãy tính ngược từ ngày nộp.

Tên trên các giấy tờ không khớp nhau. Giấy khai sinh ghi tên có dấu, hộ chiếu ghi không dấu, giấy tờ nước ngoài ghi theo trật tự tên trước họ sau. Chuẩn bị sẵn giấy tờ liên kết các cách viết tên.

Câu hỏi thường gặp

Việt Nam có công nhận apostille không?

Có, kể từ ngày 11/9/2026, đối với giấy tờ công từ các quốc gia thành viên Công ước mà giữa hai nước không có phản đối theo Điều 12. Trước ngày đó, apostille không thay thế được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

Tôi đang cần nộp hồ sơ trong tháng 8/2026 thì làm thế nào?

Làm theo quy trình cũ đầy đủ. Công ước chưa có hiệu lực với Việt Nam nên cơ quan trong nước chưa có căn cứ chấp nhận apostille đơn thuần, và cơ quan Việt Nam cũng chưa cấp Apostille cho giấy tờ của bạn.

Giấy tờ tôi đã hợp pháp hóa lãnh sự năm ngoái có phải làm lại không?

Không. Nghị định 293/2026/NĐ-CP xác định giấy tờ đã chứng nhận lãnh sự vẫn giữ giá trị sử dụng. Nếu cần chuyển sang Apostille để dùng ở nước thành viên, bạn có thể yêu cầu cấp Apostille mà không phải nộp lại bản gốc.

Cơ quan nào ở Việt Nam cấp Apostille?

Bộ Ngoại giao chủ trì, và Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cơ quan cụ thể có thẩm quyền cấp. Việc phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo lộ trình 2027–2030. Vì đầu mối sẽ thay đổi theo lộ trình này, hãy kiểm tra thông tin hiện hành trên trang của Cục Lãnh sự tại thời điểm bạn cần làm.

Hợp đồng thương mại của công ty tôi có xin Apostille được không?

Nhiều khả năng là không. Công ước loại trừ giấy tờ liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan, và Nghị định 293/2026/NĐ-CP nhắc lại loại trừ này. Hãy hỏi cơ quan tiếp nhận và chuẩn bị phương án hợp pháp hóa lãnh sự.

Làm sao biết nước tôi đang sống có nằm trong Công ước không?

Mở bảng trạng thái chính thức của HCCH và tra tên nước. Đây cũng là nơi ghi nhận các phản đối theo Điều 12 — điều quyết định Công ước có phát sinh hiệu lực giữa nước đó và Việt Nam hay không.

Nguồn tham khảo

Các đầu mối chính thức nên kiểm tra trước khi bạn nộp hồ sơ. Quy định và biểu phí thay đổi theo thời gian — hãy lấy con số hiện hành từ chính các nguồn này.

Cách chúng tôi làm bài này

Bài viết được Ban biên tập Daily Vietnam biên soạn từ quy định công bố công khai của các cơ quan có thẩm quyền, sau đó rà soát lại trước khi đăng. Chúng tôi mô tả quy trình và những chỗ hồ sơ hay bị trả lại; với mức phí, biểu mẫu và thời hạn cụ thể, hãy đối chiếu nguồn chính thức ở trên vì các con số này thay đổi theo từng thời điểm và từng cơ quan đại diện.

Thấy thông tin chưa đúng hoặc đã lỗi thời? Viết cho chúng tôi tại contact@dailyvietnam.net — chúng tôi sẽ kiểm tra và ghi nhận ngày sửa ở đầu bài.

Đọc tiếp